CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE LA COLINA II
REUNIÓN GENERAL ORDINARIA DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS
27 DE FEBRERO DE 2013
ACTA No. 14
En Bogotá, D.C., siendo las 7:42 p.m. del 27 de Febrero 2013, en primera convocatoria por parte de la Administración mediante comunicación escrita del 12 de Febrero de 2013, en el salón Central se reunieron los Copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE LA COLINA II Nit. 800.212.913-1, como consta en la planilla control de asistencia firmada por los asistentes que hace parte integral de la presente Acta, a fin de deliberar y tomar decisiones, de acuerdo con la convocatoria, en la cual se propuso el siguiente
ORDEN DEL DÍA PROPUESTO
1. Llamado a lista y verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del orden del día
3. Elección del Presidente y Secretario de la Asamblea
4. Lectura y aprobación del Informes de la comisión de verificación del acta anterior Marzo 29 de 2012
5. Elección del comité de verificación del acta de la presente Asamblea.
6. Informe del Consejo de Administración y Administración
7. Informe y Dictamen del señor Revisor Fiscal.
8. Presentación y aprobación de Estados Financieros a Diciembre 31 de 2012.
9. Elección del nuevo Consejo de Administración.
10. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para el periodo año 2013.
11. Aprobación del Manual de Convivencia
12. Elección del Comité de Conviviencia para el año 2013.
13. Elección del Revisor Fiscal para el periodo 2013 y su suplente
14. Nombramiento del Comité de Convivencia.
15. Proposiciones y varios.
16. Cierre de la Asamblea.
1.LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM
Se verificó el quórum exigido en la ley 675 con el 68.3% de los coeficientes de copropiedad. se verifica que hay quórum suficiente para deliberar y decidir.
2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
El Señor Eutiquio Castellanos Presidente del Consejo de Administración declaro instalada la Asamblea General Ordinaria y abrió la discusión pero al no presentarse objeción alguna, cerró la misma y sometió a aprobación el orden día de la Asamblea General.
La Asamblea aprobó el orden del día.
3. ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA.
La Asamblea General propuso al Sr. Fernando Barragán como presidente de la Asamblea General.
El señor Fernando Barragán aceptó la designación. Como secretaria de la Asamblea actuara la Sra. Alexandra Cardona Montoya Administradora y Representante Legal del Conjunto
El señor Fernando Barragán aceptó la designación y expresa que con la misma unanimidad que lo eligió la Asamblea, espera que lo respalden durante el transcurso de la misma, da la bienvenida a los nuevos copropietarios y residentes presentes.
Manifiesta que es importante que todos estén informados con los documentos que se enviaron y desea que esta Asamblea se desarrolle en la mejor forma posible, e invita a participar activamente.
4. LECTURA Y APROBACIÓN DEL INFORME DE LA COMISIÓN QUE REVISO EL ACTA ANTERIOR MARZO 29 DE 2012
La Administradora informó a la Asamblea que la Comisión revisó el acta de la pasada asamblea del 29 de Marzo de 2012, certificó que el acta se ajusta en todas sus partes a lo acontecido en la Asamblea y fue presentada a la alcaldía oportunamente para obtener la renovación de la Representación Legal del Conjunto.
5. ELECCIÓN DEL COMITÉ VERIFICACIÓN DEL ACTA DE LA PRESENTE SESIÓN DE ASAMBLEA.
Fueron elegidas las siguientes personas quienes aceptaron la designación.
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NOMBRE
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APARTAMENTO
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TORRE
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JOSÉ HERRERA
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303
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3
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RAQUEL TAMAYO
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1002
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3
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POLY ARIAS
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704
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3
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6. INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN.
La señora Administradora expresa al presidente de la Asamblea que por favor las preguntas o comentarios al informe se hagan al final de la presentación.
Acto seguido el señor Fernando Barragán hace la aclaración que hay que corregir un porcentaje en honorarios de Revisoría Fiscal y Contador. Lo correcto es el 2.8% y en el informe dice 5.8%.
AP.903 T.3 El señor Campo Elías Amaya indica que tiene una inquietud con respecto a la Convocatoria para que la honorable Asamblea deje sin efecto a lo que dispuso la Administración en la convocatoria a esta Asamblea General de fecha 12 de febrero de 2013. Primero en la convocatoria dice ”las inquietudes y preguntas que considere requieren ampliación o explicación y que no estén contenidas dentro de los informes que se anexan, consultarlas en la Administración el día sábado 23 de Febrero de 2013 de 10.00 a.m. a 12.00 m., estas aclaraciones serán resueltas por miembros del Consejo de Administración, Revisor Fiscal, Contador y Administradora . Toda la información anexa a la convocatoria es para su conocimiento y análisis previo a la Asamblea ya que no se leerán durante la reunión, sólo se someterán a aprobación. En la Asamblea General no se resolverán inquietudes particulares relacionadas con los Estados Financieros” y manifiesta que los Asambleístas no pueden presentar inquietudes, entonces pregunta dónde queda el derecho fundamental del Art. 20 de la Constitución Política o sea la libertad de expresión,
así como el derecho de la Asamblea de aprobar o improbar los estados financieros como lo estable el Art. de la ley 675 del 2001 si en la Asamblea no se pueden resolver inquietudes particulares con Estados Financieros, pregunta el Señor Amaya quien autoriza a la Administración para hacer estas solicitudes en una convocatoria, lo cual es contraria a lo que establece la ley y al derecho fundamental de la libre expresión.
El señor Presidente de la Asamblea expresa que el leyó la convocatoria, y que son las intervenciones particulares las que solicitó se trataran en la oficina de Administración.
El señor Eutiquio Castellanos Ap. 402 T.2 expresó que se está dando una mala interpretación al objetivo de la Convocatoria, y que el párrafo que el Dr. Amaya indica y da lectura nuevamente al párrafo, quiere decir que la Administración, el Consejo de Administración y Revisor fiscal abrieron un espacio para resolverlas inquietudes particulares, el objetivo no era de coaptar la libre expresión a los Asambleístas, antes por lo contrario, fueron demócratas y abrieron espacios para atender la comunidad.
El Señor Presidente de la Asamblea manifiesta que el espíritu de la comunicación es agilizar y agradece el espacio que abre el Consejo de Administración para atender a la comunidad.
La señora Administradora expresa que la idea es atender los casos particulares como estados de cuenta y aclarar inquietudes a cada copropietario.
El señor Campo Elías Amaya solicita aclaración en la presentación de la cartera en el balance porque aparece el valor de $105.000 y en la cartera encontramos un valor de $125.000.
La señora Administradora da lectura a la discriminación de la cartera anexo 1.
El señor Campo Elías manifiesta que las cifras no le concuerdan y que el valor es inferior. El señor Contador indica que por orden de una Asamblea Ordinaria se realizó una provisión 33.000.000, por lo tanto al valor neto de la cartera se le resta el valor de la reserva y el saldo de $33.282.412 es el que refleja en el balance.
El señor Presidente indica que este tema es de Estados Financieros y también solicita una aclaración al respecto en el punto del Revisor Fiscal.
El señor Presidente de la Asamblea expresa que los porcentajes en los Estados Financieros, presentan pequeñas diferencias y deben corregirse.
7. INFORME Y DICTAMEN DEL SEÑOR REVISOR FISCAL.
El señor Revisor Fiscal, presentó su informe, el cual hace parte integral de la presente acta. El cual no presenta salvedades, el señor Revisor Fiscal agrega que el manejo general de la copropiedad es favorable, y manifiesta que se deben hacer unas aclaraciones importantes al respecto, al Fondo de de Imprevistos, porque estos recursos no se encuentran depositados en una cuenta como lo ordena la ley, en las inversiones cuentan con la suma de $34.988.821 y el faltante se encuentra representando en la cartera en los dos apartamentos que se encuentran en cobro jurídico
El señor Revisor Fiscal expone que el 84% de la cartera está concentrada en los dos apartamentos T.2. 303-T.2-1004, que son los que se encuentran en cobro jurídico, aunque la cartera es sana y hay una partida de $ 1.703.897 suma representada en consignaciones por identificar, que al final van restando; por lo tanto solicita que los copropietarios se acerquen a la Administración con la respectiva consignación para legalizarlas.
La Póliza de Zonas Comunes se contrató con la Aseguradora AIG Colombia con fecha de renovación 1 de marzo de 2013, pero es importante mencionar que se renovó por el mismo valor asegurado, quiere decir que todavía nos encontramos infrasegurados. Es importante que la Asamblea conozca del infraseguro el cual asciende a un 30% por debajo del valor real de las zonas comunes; esto según el último avaluó año 2012, significando que el Conjunto está asumiendo un riesgo o una responsabilidad a la hora que se presente un siniestro. La Recomendación que realiza como Revisor Fiscal es que en el momento de aprobar el presupuesto se analice muy bien este punto.
En cuanto al rubro de vigilancia el presupuestado para el año 2012 se cumplió según lo presupuestado y aprobado por la Asamblea General; a la fecha, resalta que todavía no cumplimos con el mandato de la Superintendencia de Vigilancia donde decreto que las tarifas se encuentran reguladas por este ente, para el estrato 5 y 6 la tarifa es de $5.475.276 y el conjunto a la fecha se encuentra cancelando por puesto $4.921.577.000 lo que significa que estamos cancelando por debajo de la tarifa autorizada, este es otro riesgo que se corre porque podemos ser multados por este ente, quienes se encuentran cerrando el cerco y visitando conjuntos residenciales, y la Superintendencia de Vigilancia solicita en estas visitas la información de facturación de sus clientes. A la fecha las empresas de seguridad prefieren no prestar el servicio si no se cancela la tarifa plena, su recomendación para la Asamblea General es mirar estos puntos con detenimiento para regularnos según la ley, aclarando que hace esta revelación, teniendo en cuenta que por cualquier revisión o visita que pueda realizar la Superintendencia de Vigilancia nos podemos ver avocados a sanciones las cuales son gravosas.
Esta aclaración se realiza para proteger al Consejo de Administración y a la Administración y con el objetivo de que la Asamblea esté enterada de esta situación, en caso de vernos avocados a una sanción por parte de este ente de vigilancia.
El Revisor Fiscal solicita dejar constancia en el acta de estas dos revelaciones: la tarifa de seguridad y el valor asegurado de las zonas comunes, las cuales no se encuentran de acuerdo de a la ley, y enfatiza que estos son los puntos débiles que tiene el conjunto y por los cuales nos pueden sancionar.
El señor Revisor Fiscal indica que la ejecución del presupuesto fue bien llevada se presentaron algunos ahorros como también gastos mayores, pero todos con justificación, sin embargo, se presentó un excedente por la causación de los intereses de mora, por esta razón se realizaron provisiones con el fin de no distorsionar la información financiera real del Conjunto y también para que en el momento que se recaude este dinero contablemente tengamos un fondo para continuar con las obras si no se realizan estas provisiones tendríamos un resultado en el ejecutado del presupuesto muy alto pero irreal porque recuerda que los intereses de mora son por causación no son flujo de caja, estas decisiones se tomaron con el VoBo. del Comité Financiero y el Consejo de Administración.
La vigencia cierra con una disponibilidad de $18.513.082 Este disponible es favorable teniendo en cuenta que todo se paga vencido y tenemos un margen de manejo.
Finalmente, la labor que realizó el Consejo de Administración de dirección y de adopción de políticas fue buena, la Administración ejecutó y cumplió con las decisiones adoptadas por el Consejo de Administracion, el trabajo que se realiza en la Administración es muy diligente, se realiza el estudio del los Estados Financieros por intermedio de un Comité y luego se presenta al Consejo de Administración; queriendo decir que los recursos tienen seguimiento con muy buen manejo, personalmente felicita a los señores del Consejo de Administración al Contador y Administración por el trabajo que se lleva, lo que finalmente le facilita su gestión.
El Ingeniero Germán Pardo 901 T.1 expresa que tiene dos inquietudes en cuanto a la observación de la tarifa seguridad que estamos cancelando en este momento, y expresa que la copropiedad no tiene responsabilidades, la responsabilidad es del contratista o sea de la Empresa de Seguridad; y su segunda inquietud, el seguro de las zonas comunes, esto si es responsabilidad de la copropiedad, el problema no es el infraseguro, es la situación que se puede presentar a la hora de un siniestro y no nos responden.
La Señora Administradora Alexandra Cardona expuso el tema de la póliza de zonas comunes, comentando a la Asamblea que esta se encuentra constituida por un valor de $15.600.500.000 con una prima anual de $26.450.000. Los Asesores de Seguros de Conjunto Sandoval Reyes realizaron un avaluó de las zonas comunes con fecha febrero 22 del presente año, el cual ascendió a $22.000.000.000, esto implica que tendríamos que cancelar $14.000.000 más de prima anual, lo que afecta el presupuesto. Hay que tener en cuenta que el 67% de la copropiedad es zona común y el 37% son zonas privadas las cuales deben ser aseguradas por cada copropietario.
La Administradora indica que el seguro ha cubierto todas las asistencias, cuando se presento el evento que nos impacto un rayo, el seguro canceló el valor total de los daños como fue el cambio de las tarjetas del ascensor, cambio del CCTV y la reconstrucción del muro.
Ap. 104 T.2 Sr. Ramón Vergara expone que conoce de seguros y expresa que es relativo el tema del infraseguro y las compañías manejan una prima comercial, en muchos de los casos responden por los siniestros.
AP. 301 T.1 Sr. Carlos Durán 301 T. 1 expresa que el trabaja con una aseguradora y que ninguna aseguradora se niega para cancelar un siniestro por que se maneja un tema comercial. Y cancelan sobre los deducibles de la póliza, porque este es un tema contractual.
El señor Presidente de la Asamblea agrega que el tema del Seguro de zonas comunes es un tema delicado porque a la hora de un siniestro total si nos aplicarían el infraseguro de la póliza y no tendríamos el presupuesto suficiente para reconstruir la copropiedad.
El señor Presidente solicita a la secretaria dejar constancia de las dos inquietudes del Señor Revisor Fiscal, y anotar que la Asamblea no se pronuncia al respecto solicitando una Asamblea Extraordinaria con un orden del día 1. Seguro Zonas Comunes, 2. Tarifas de empresas de seguridad.
Anexo 2. Informe del Revisor Fiscal.
8. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2012
El Señor Contador dio inició a la presentación de los Estados Financieros a Diciembre 31 de 2012 y para el efecto preguntó que inquietud tienen sobre la información contable:
El señor Contador inició con la información del disponible en cual no tenemos problemas de flujo de caja, y en las partidas materiales.
El Estado de Resultados a Diciembre 31 de 2012, que se cumplió con el ingreso de las cuotas de Administración; en cuanto al descuento por pronto pago se cumplió en un 99.4%.
Se cumplió con la provisión del 3% para el arreglo del saló y el 4% para el fondo de imprevistos, en total el 7% presupuestado en materia contable porque en flujo de efectivo estos valores se encuentran en la cartera de la copropiedad.
Es importante aclarar que la ley estipula que la provisión mensual para el fondo se debe constituir sobre los gastos mensuales de la copropiedad mínimo el 1%, en este momento la copropiedad se encuentra provisionando el 7% mensual.
Los ingresos no operacionales representan los ingresos por alquileres, intereses por mora haciendo la aclaración que el ingreso de los $15.000.000 por intereses es causación, no implicaron flujo de efectivo para el conjunto, porque ellos hacen parte de la provisión por el año 2012.
El rubro de vigilancia sigue siendo el más significativo en el presupuesto porque representa el 47% del recaudo total de las cuotas de Administración, Los gastos de personal de la Administración son el 20.81% y demás gastos necesarios para conservación y mantenimiento del Edificio.
Hubo desfase en mantenimiento de maquinaria y equipo, explicando que en el presupuesto se encuentra solo contemplado el mantenimiento y se tuvo que comprar repuestos para los ascensores.
Pasivos al 31 de Diciembre de 2012. Pagamos todas las obligaciones, solo quedó pendiente el pago de la retención en la fuente.
Se realizaron unas provisiones en el rubro de mantenimiento soportados con los ingresos de interés de mora. Por un valor de $17.650.160.
El presidente de la Asamblea solicita al señor Contador, amplíe a la Asamblea como se causan los intereses de mora citados.
El señor Contador responde que los intereses de mora son causados a los inmuebles que incurren en mora, y estos son liquidados de acuerdo al valor del trimestre de la superintencia Bancaria. Es importante indicar que estos valores son cargados a la ejecución del presupuesto pero no generan flujo de caja.
La señora María Grelly Coy AP. 703 T. 3 manifiesta que por tiempo no pudo revisar los Estados Financieros ya que estos fueron entregados con 8 días de anticipación.
El presidente de la Asamblea pregunta cuál es su inquietud. La señora María Grelly Coy AP. 703 T.3, manifiesta que en la ejecución presupuestal encuentra en los gastos de personal un incremento, pero se remite a las notas y estas no son claras, por lo tanto pregunta cuantos empleados son fijos de la copropiedad.
La señora Administradora expresa que son 6 personas que pertenecen a la planta del Conjunto Residencial Parques de la Colina 2, por lo tanto propone enviar una copia de la nomina en una comunicación a la señora María Grelly Coy con el fin de aclarar el punto.
El señor Presidente de la Asamblea expresa que está de acuerdo con la solución de la Administradora.
AP. 1002 T.3 Sra. Raquel Tamayo expresa que pertenece al Consejo de Administración colabora con el comité financiero y comité de obra, indica que ella revisó la Contabilidad y todo se encuentra bien. Hay fallas en transcripción de los informes pero son errores de digitación.
AP. 302 T.1 Sra. Miriam Riveros indica que se remite a la aclaración que solicitó el señor Campo Elías Amaya en cuenta a que no está de acuerdo con que se traiga ya todo resuelto a la Asamblea General, porque cada año se siente que ella no está en Asamblea General, agrega que no tiene claro la contabilidad y la póliza de zonas comunes y el informe del señor Contador quedó cortado por lo tanto solicita aclaración en el tema de los Estados Financieros.
El señor Presidente propone se deje constancia en el acta y se agende una cita con la señora Miriam Riveros AP. 302 T.1 y el Contador con el fin de aclararle el tema contable del conjunto, para poder seguir avanzando
La Asamblea General aprueba la propuesta del señor Presidente de la Asamblea General.
· INFORME DE CARTERA
El Señor Eutiquio Castellanos Martínez Ap. 402 T. 2 miembro del Consejo de Administración y Comité Jurídico manifiesta a la Asamblea General que los procesos Jurídicos que se adelantan en contra del Ap. 303 T.2 y 1004 T.2 a la fecha tiene aprobación de liquidación de deuda por parte del juzgado y seguimos a la espera de el levantamientos de los embargos del hipotecario.
La señora Nohora Rincón APTO. 701 T.2 pregunta cuál es la realidad de los procesos. El señor Presidente del Consejo expresa que tienen sentencia a favor del Conjunto.
La señora Administradora indicó que además del proceso jurídico; se han adelantado estrategias de poner al día las deudas de estos apartamentos, por otros medios con el fin de protocolizar acuerdos de pago, los residentes se acercaron a la Administración realizaron sus propuestas, pero al final no se llegó a ningún acuerdo.
Se contrató al Dr. Blass García, quien a la fecha se encuentra al frente de estos procesos, es profesional con experiencia y esperamos que sea la persona que pueda sacar adelante estos procesos.
El señor Ramos AP. 304 T.2 expresa que la ley 675 tiene herramientas que permiten cobrar estas carteras y por lo tanto pregunta qué riesgo existe que la deuda se pierda y qué se quiere decir que los procesos tienen sentencia.
El señor presidente del Consejo Eutiquio Castellanos, expresa que en derecho hay términos, que al interpretarlos dicen que estos apartamentos a la fecha tienen sentencia, quiere decir que ya la liquidación por concepto de cuotas de administración se encuentra aprobado por un juez y entiende que aunque no hay un embargo a favor del Conjunto Residencial la garantía se tiene con el inmueble, y en el momento de correr la escritura en la notaria se exige el paz y salvo de la Administración.
AP. 903 T.3 el señor Campo Elías Amaya AP. 903 T.3 expresa que solicitó por escrito en un formato de proposiones y varios la presencia del Abogado D. Blass García para que presentara el informe de la cartera.
La Administradora expreso que la solicitud fue recibida, pero lastimosamente el Dr. Blass tiene unos compromisos que le impide estar presente en la Asamblea General.
AP. 304 T.2 Señor Ramos pregunta si se le ha cancelado algún valor por concepto de honorarios al abogado. La señora Administradora expresó que a la fecha se le canceló el valor de $2.500.000, y agregó que la decisión del pago del anticipo de los honorarios se hace con el fin de obtener resultados, porque los demás Abogados nunca se les canceló ningún valor, por anticipos.
La Asamblea General se pronuncia y expresa que hay que realizar un seguimiento a estos procesos con el fin de obtener unos resultados en el 2013, por parte de este abogado.
9. ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PARA EL PERIODO 2013.
El presidente de la Asamblea pregunta a los Asambleístas quienes están dispuestos a participar en el Consejo de Administración.
Se postula la señora María Grelly Coy AP. 703 T.1. Los señores del Consejo saliente, expresan que presentan su renuncia. La Asamblea manifiesta que por qué razón renuncian.
El señor Campo Elías Amaya manifiesta que el Consejo no puede excluir a una persona que quiera pertenecer al Consejo de Administración, porque la Asamblea es la soberana para elegir y decidir y se retira del recinto.
AP. 303 T.3 El Sr. José Herrera expresa que la Asamblea es la que debe decidir.
El señor Presidente de la Asamblea expresa que somete aprobación de la Asamblea los que quieran que el Consejo de Administración saliente continúe su labor.
La Asamblea General manifiesta su total respaldo al Consejo de Administración y agradecen su gestión.
El Consejo de Administración saliente insiste su voluntad de no continuar.
El señor Presidente de la Asamblea pregunta cuál es la razón para renunciar en grupo, debe haber una razón que motive la renuncia.
El Señor Eutiquio Castellanos expresó que con la Señora María Grelly Coy no trabaja.
El Señor Presidente de la Asamblea solicita que se postulen al Consejo nuevos integrantes.
Las personas que conforman el Consejo son idóneas para ocupar este cargo.
El Señor Presidente de la Asamblea vuelve y pregunta hay alguna razón para que la señora no pueda ocupar el cargo.
La Administradora interviene y pide disculpas a la Señora María José Lamus AP. 701 T.3 por la actuación de ella el año pasado cuando ella se postuló al cargo del Consejo de Administración, además agrega que la señora María José Lamus cumplió con muy buenos aportes al interior del Consejo de Administración. Además agrega que ser Administrador de Propiedad Horizontal no es fácil es un cargo que fácilmente la Administradora se llena de insultos y desavenencias con los copropietarios por el cumplimiento del reglamento y el cumplimiento de las labores propias del cargo, y la señora María Grelly ha tenido diferencias con los empleados de la Administración, Consejeros y la Administración.
Se presenta la lista de los Consejeros que se encuentran actualmente, el señor presidente da lectura:,
Germán Hernández Ap. 902 T.3, Carlos Cáceres Ap. 103 T.1,
Eutiquio Castellanos Ap. 402 T.1 Miguel Mogollón Ap. 702 T.4,
Jazmín Juliao Ap. 1103 T.2 José Herrera Ap. 303 T.3,
Azucena Buitrago AP. 1102 T.3, Raquel Tamayo Ap. 1002 T.3,
Margot Granados Ap. 502 T.4 Claudia Cifuentes Ap. 501 T.4
Postulación de la Sra. María Grelly Coy es discutida por la Asamblea y le solicita retire su postulación porque hay 10 miembros, El Consejo está completo.
El presidente de la Asamblea somete aprobación el Nuevo Consejo de Administración.
La Asamblea aprueba por mayoría absoluta.
Se eligen 10 integrantes del Consejo de Administración así:
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Carlos Cáceres
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103 T.1
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Eutiquio Castellanos Martínez
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402 T. 1
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Jazmín Juliao
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1103 T.2
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José Herrera
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303 T. 3
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Germán Hernández
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902 T. 3
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Raquel Tamayo
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1002 T.3
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Azucena Buitrago
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1102 T.3
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Miguel Mogollón
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702 T.4
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Margoth Granados
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502 T.4
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Claudia Quintero
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501 T.4
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AP. 501 T.4 Claudia Quintero expresó que agradece el respaldo, y expresa que al igual que los Asambleístas los Consejeros son copropietarios y al consejo de Administración no les interesa contratar más gente, nos les interesa entrar en gastos innecesarios, por también les duele el bolsillo, pero si quiere dejar en claro en esta Asamblea que el presupuesto y la ejecución del presupuesto se revisa, es la primera vez que está en el Consejo de Administración y sabe que se trabaja y se revisan los gastos, y los consejeros sacan su tiempo personal para entregarlo al servicio de la copropiedad.
10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2.013.
La señora Administradora inició la presentación del presupuesto dando a conocer que le presupuesto para el año 2013 no tiene incremento por la siguiente razones; en el año 2012 se aprobó un presupuesto con un rubro denominado obras edificio que al suprimirlo para el presupuesto del año 2013 se descontó de los ingresos el 3.8% del 2012, al realizar el proyecto de presupuesto para el año 2013 se incrementó el 4.2% dando como resultado que se cubrían los gastos sin aumentar la cuota de Administración en el 2013.
El señor Revisor Fiscal expreso que el aumento del 12% se dio por la necesidad de realizar estas obras y porque se había incluido el rubro de Obras edificio por esta razón fue el aumento del año pasado, que al final al realizar el ejercicio del proyecto de presupuesto dio como resultado el no aumento de la cuota administración haciendo la claridad que el presupuesto si se aumento.
El señor Revisor Fiscal hace la recomendación de analizar en este punto y revisar la tarifa de seguridad y el rubro del seguro de la zona común.
El señor Presidente del Consejo de Administración expresa que hay que revisar la tarifa que se cancela a la empresa de seguridad y la póliza de zonas comunes y pregunta al Revisor Fiscal que deben hacer para cumplir con la tarifa de la Empresa de Seguridad, y asegurar por el valor real el conjunto.
El Señor Revisor Fiscal manifiesta que hay que subir los ingresos del Conjunto lo que repercute en un incremento de la cuota de Administración.
AP.901 T.2 Señor Germán Pardo indica que hay que solicitar a la Empresa de Seguridad un estudio para optimizar el servicio y quitar las gerencias del sótano, no es posible que estemos cancelando un servicio de seguridad en el sótano para que el guardia se siente en un escritorio como si fuera una oficina. A su vez solicita al Señor Revisor Fiscal expresar su opinión, pero no intervenir en la Asamblea pues la dirección la debe llevar el señor Presidente de la Asamblea General.
El señor Presidente de la Asamblea, expresa que es válida la inquietud del señor Germán Pardo y por lo tanto propone a la Asamblea General hacer 3 cotizaciones de seguridad para analizar, porque este tema es muy delicado que se le deba dar el nivel de importancia que se necesita.
La Asamblea se pronuncia y propone realizar 3 cotizaciones de servicio de seguridad con 3 Empresas de Seguridad y llevarla a la Asamblea General Extraordinaria que se citara en los próximos meses.
AP. 402 T.2 El Sr. Eutiquio Castellanos expone que de acuerdo a los estudios de seguridad del sector nosotros reportamos la menor siniestralidad por concepto de hurto en la zona.
El señor Presidente de la Asamblea indica que es viable que la Asamblea General mire otras opciones de seguridad con miras a mejorar el servicio.
AP. 402 T.2 El Sr. Eutiquio Castellanos recomienda que si la Administración y el Consejo de Administración realiza cambios en la seguridad no se realice a nombre propio si no que sea la Asamblea que determine esta decisión.
AP. 104 T.2 El Sr. Ramón Vergara expresó que como copropietario afectado por el hurto de su apartamento no sintió ningún acompañamiento por parte de la Administración ni la Empresa de Seguridad al evento que le sucedió, además la empresa de vigilancia no se pronunció.
La Señora Administradora manifestó que la reclamación se le dió traslado a la Empresa de Seguridad y ellos contestaron que no asumían la responsabilidad porque tenían anotados en la minuta novedades e irregularidades del apartamento en el aspecto de seguridad cuando los hijos ingresaban por la ventana del apartamento.
AP. 401 T.4 Señor Manuel Herrera, solicita no se apruebe el incremento de la tarifa de seguridad y el ajuste de la póliza la cuota de administración, no tenga incremento. El señor Presidente expresa que esto tiene quedar consignado en el acta.
El Presidente pregunta cuando se vence el contrato de con la Empresa de Seguridad. La Administradora responde que el 17 de Agosto de 2013.
AP. 702 T.1 Sr. Velásquez expresa que le da toda la solidaridad al señor Ramón Vergara por el hace unos 7 años tuvo un evento de hurto y la empresa ni el Consejo se solidarizó con el. Llama la atención de este punto porque la compañía no ha cambiado en este aspecto, aunque nos saluden cordialmente, no es el servicio lo que se busca.
AP. 403 T.2 El Sr. Felipe Prieto, expresa que con respecto a la seguridad, es cierto que no estamos cancelando la tarifa estipulada por la Superintendencia de Seguridad. Otra preocupación es el presupuesto como está diseñado. Las cifras no le cuadran, se refiere al presupuesto del 2012, cuando arroja un resultado de $60.000 con una causación de unos intereses de mora significativos y unas deudas de unos apartamentos que son inciertos. Por lo tanto, estamos gastando más de lo presupuestado, porque el día de mañana no tendremos dinero ni flujo de caja.
Además el fondo de improvistos está soportando en una cartera que a la fecha no está siendo recuperada. En cuanto al disponible en el año 2011, $32.982.120 y en el 2012 $34.988.821 es decir 2 millones de pesos más y si miramos las deudas del conjunto esa plata se necesitaba para cancelar los pasivos de la copropiedad, si los apartamentos cumplieran con la cuota de administración entrarían los $6.000.000 anuales que es lo real de la cuota de administración de estos apartamentos, y no soportarían la ejecución, no podemos seguir trabajando con unas cifras de causación; trabajando con las cifras de los intereses de mora y provisionándolos. Uno de los problemas es tener un fondo de imprevistos contable no estar el dinero efectivo, no hay flujo de caja, pero tenemos un error de fondo porque los contabilizamos por causación y el día que tengamos la necesidad de este dinero no vamos a tener.
El Presidente de la Asamblea pregunta al señor Felipe Prieto si tiene una solución a su intervención. El señor responde que todos debemos ser parte de la solución.
El señor Presidente de la Asamblea pregunta a la Administradora su tiene una respuesta a esta inquietud. La Señora Administradora responde que el señor Felipe tiene razón porque debido a la falta de flujo de caja no se puede consignar mensualmente el valor del fondo de improvisos, por lo tanto no se puede dar cumplimiento a la ley, por que mensualmente se quedan en mora 20 apartamentos, y no completamos el valor total de los ingresos necesarios para funcionamiento del presupuesto.
Además, aclara que el presupuesto para este año está muy ajustado. A la fecha tenemos una orden que en el recaudo de cartera se llevara en una cuenta aparte para ejecutar los trabajos a realizar en el salón social que se encuentra en obra negra.
El señor Felipe Prieto expresa que la explicación que da la Administradora no le aclara su inquietud, que lo que se debe hacer es una revisión de los gastos.
AP. 1002 T.3 La Sra. Raquel Tamayo manifiesta que es importante aclarar que los intereses de mora en el año 2012 se presupuestaron $3.500.000 y los reales fueron $$18.729.100 por lo tanto, al tener conocimiento que son una causación que no genera flujo de caja se provisionó este dinero para obras futuras, las cuales se irán ejecutando a medida se recupere esta cifra.
AP.702 T.3 El Sr. José Elkin Guerrero, expresa que en este momento se le está dando traslado de un problema a los copropietarios que se encuentran al día en Administración y los que realmente nos están perjudicando son las personas que no cancelan a tiempo. Por lo tanto, la obligación del Consejo de Administración y la Administración es encontrar los mecanismos para cobrar la cartera.
AP. 703 T.1 Sra. María José Lamus expresa que se deben diseñar herramientas para lograr el cobro permanente de la cuota de administración, debe ir acompañando de estrategias, el año pasado con el Consejo de Administración revisaron el tema, se estaba tomando la decisión de a citar una Asamblea Extraordinaria para tratar este tema, por lo tanto propone que revisen los gastos para optimizar el presupuesto y definir en que tenemos que reducir con el fin de poder cumplir con todas las obligaciones.
El señor Presidente de la Asamblea pregunta que por favor se analice si el presupuesto es corto para los gastos de la copropiedad en el año 2013.
AP. 903 T.3 Señor Campos Elías Amaya expresa que el pertenece a la tercera edad y se somete al escarnio público pero le recuerda que el señor Revisor Fiscal expresó que el presupuesto tuvo gastos excesivos en el 2012, por lo tanto, solicita eliminar los gastos suntuarios de la copropiedad y otro recaudar la cartera de la copropiedad.
El señor Presidente de la Asamblea expresa que se debe aclarar los gastos excesivos. Porque queda en el aire, como si hubiere efectuado una mala ejecución del presupuesto y eso no es así.
AP. 703 T.3 La Sra. María Grelly Coy manifiesta que la carga prestacional Conjunto es muy alta para tan pocos empleados, por lo tanto se solicita crear un comité de revisión de gastos.
El señor Presidente de la Asamblea propone que se apruebe el presupuesto con la condición se cree el Comité de Revisión de Gastos.
Se solicita quienes quieren integrar el comité:
El Comité queda conformado por: María Grelly Coy AP.703 T.3 Felipe Prieto AP.403 T.2 Juan Arias AP.502 T.3, Manuel Herrera Ap. 401 T.4.
Se somete aprobación la creación de un comité que revisara los gastos del año 2013.
La Asamblea aprueba la propuesta por mayoría absoluta.
11. APROBACIÓN DEL MANUAL DE CONVIVENCIA
AP. 1103 T.3 La Señora Clara Barragán indica que se envió un borrador del Manual de Convivencia para ser aplicado en la copropiedad hay temas:
Pago de las cuotas de Administración
- Uso de las fichas para el ingreso y salida del parqueadero, uso de parqueadero de visitantes, obtención del paz y salvo de la Administración para realizar trasteos, arrojar basuras en las zonas comunes, colocar escombros en los parqueaderos privados.
De otros temas:
Reparación inmediata de los daños generados en una unidad residencial con afectación en apartamentos vecinos
Identificación, autorización y control de visitantes bien sea en vehículo o a pie, con el fin de llevar el correspondiente control y proteger la seguridad de todos los residentes.
Dejar los carros de mercados en los sitios asignados a los parqueaderos.
Impedir el descanso de los vecinos realizando reuniones y/o fiestas a altos volúmenes de ruido y música.
No causar ruidos a su vecino como golpes en el piso, azotes de puertas en horas del día o la noche.
Llevar las mascotas con las normas del Código de Policía.
No dejar que sus mascotas realicen sus necesidades en las zonas comunes del Conjunto.
El señor Eutiquio Castellano expresa que hay que hacer unos ajustes como:
1. Aumento de la cuota de administración se encuentra en el reglamento de propiedad Horizontal.
2. Cambiar a salarios mínimos vigentes el costo del salón comunal, porque se encuentra que tiene un valor de $120.000 y este valor puede quedar vitalicio.
3. Cerca a puerta de la recepción se encuentra el datafo para el uso hay que cambiar, la palabra para el uso.
La señora María José Lamus pregunta qué poder coactivo tiene el manual para establecer las sanciones porque no las encontró. Y si no hay sanciones es difícil el cumplimiento.
AP. 902 T.3 El Sr. Germán Hernández manifiesta que hay inquietudes que no pueden quedar por fuera, y solicita se envíen por escrito todas las inquietudes y observaciones al Manual de Convivencia y se nombre un comité para que realice los cambio y se someta aprobación.
El La Asamblea se pronuncia y pone una fecha que antes de 10 días se presenten las propuestas.
Señor Revisor Fiscal hace una moción de orden al indicar que no se puede, llevar acabo esta metodología de trabajo porque se necesita el 70% para su aprobación. Según lo reglamenta la ley.
El Señor Presidente de la Asamblea propone que el Manual de Convivencia se apruebe en la Asamblea General Extraordinaria que llevara a cabo en los próximos meses y donde se debe tratar el tema del contrato de vigilancia.
12. ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA
La señora Clara de Barragán expresa los agradamientos a los Asambleístas por la colaboración recibida en Diciembre de 2012 con la colecta que se realizo.
Informa que se recogieron de propietarios y copropietarios $1.495.000 descontando la compra de los bombillos que se instalaron en las torres por valor de $1.300.000 quedó un saldo de $195.000 que sirvieron para hacer las compras de navidad, junto con los recursos de $1.500.000 girados por el Consejo de Administración.
Después de la ilustración en el punto anterior se procede a elegir el comité de convivencia.
Se postulan.
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Nohora Rincón
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701 T. 2
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Clara de Barragán
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1103 T. 3
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María Luisa castro
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303 T.1
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La Asamblea agradece la participación de los postulantes
El presidente somete a aprobación las postuladas al Comité de Convivencia.
La Asamblea los aprueba por mayoría absoluta.
13. ELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL Y SUPLENTE.
El señor Germán Hernández AP. 902 T.3 expresa que en este momento se dirige a la Asamblea lo hace como propietario, expresa que ha visto la labor juiciosa y profesional que realiza el Revisor Fiscal Alberto Galindo Bejarano quien desde su punto de vista es un profesional que está al tanto de la copropiedad y emite conceptos que de una manera u otra que contribuyen al desarrollo del Conjunto.
El Presidente de la Asamblea pregunta si hay más postulantes para el cargo
La Administradora contesta que no.
El señor Presidente somete aprobación el cargo de Revisor Fiscal.
La Asamblea aprueba por mayoría absoluta a continuar en el cargo de Revisor Fiscal el señor Alberto Galindo Bejarano para el periodo de Abril de 2012 a Marzo 31 de 2013.
14. PROPOSIONES Y VARIOS
El Presidente de la Asamblea expresa que hay interés de conocer las obras que se llevarán a cabo.
La Administradora da lectura a las proposiones y varios que llegaron en forma escrita.
AP. 602 T.5 Humedad del depósito, la Administradora expresa que se dará tramite a esta reparación en la vigencia 2013.
AP. 903 T.3 Solicitud del Dr. Campo Elías Amaya de citar al Dr. Blass García abogado del conjunto.
AP. 401 T.1 Sra. Beatriz de Camero ella está solicitando el sellamiento exterior de las fachadas, la Administradora expresa que la impermeabilización se llevo a cabo en el año 2009, y al fecha hay que revisar el tema por existen humedades en varios apartamentos. La limpieza de vidrios no se encuentra incluido dentro del presupuesto, por lo tanto si programamos la obra, el valor de la limpieza de los vidrios de cada apartamento debe ir por cuenta propia.
La Asamblea aprueba la solicitud.
AP.1004 T.3 Salón comunal AP. 1004 T. 3 La Señora Adriana Cuéllar recomienda iniciar la tarea de adecuar el salón comunal de la entrada.
AP. 1103 T.3 La Señora Clara Barragán recomienda incluir dentro de las reparaciones locativas el arreglo de las entradas ascensores sótano y primer piso, la
Las obras que se adelantarán este año.
AP 1001 T.1 Sra. Iraidis Soto solicita la instalación de un reductor del reductor velocidad
El señor Revisor Fiscal aclara que el seguimiento que el realiza a los contratos y ejecución presupuestal, las hace en el afán de colaborar con el Conjunto y que todo se encuentre regularizado.
El señor Presidente de la Asamblea manifiesta que iniciando la reunión un copropietario expresó que hay un escritorio para los guardias en el sótano, y sugiere que el Consejo de Administración tome la determinación pertinente.
AP. 402 T.1 El Señor Eutiquio Castellanos aclara además, que hay que tener consideración con los empleados del conjunto y ellos deben tener un sitio donde diligenciar su minuta, y presenta disculpas por el hecho que se presentó en el punto de elección del Consejo de Administración pero uno trabaja con quien quiere, le duele que no esté en el equipo de trabajo un profesional como don Felipe Prieto, y seguirán trabajando por el Conjunto.
El señor Presidente de la Asamblea, da los agradecimientos por el comportamiento, esta Asamblea fue mejor que la del año pasado, da los Agradecimientos al Consejo y la Administración, da las gracias por el tiempo y la dedicación.
15 CIERRE DE LA ASAMBLEA
La sesión ordinaria de esta Asamblea se dió por terminada a las 10:40 p.m.
Presidente Secretaria
FERNANDO BARRAGÁN ALEXANDRA CARDONA MONTOYA
Presidente Asamblea Secretaria Asamblea
En nuestra calidad de Comité Verificador y aprobador del Acta, que da cuenta la sesión ordinaria de la Asamblea de Copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUES DE LA COLINA II, celebrada el 27 de febrero de 2013, hemos revisado su texto, el que encontramos acorde con las decisiones adoptadas en tal reunión, razón por la cual en señal de aprobación la firmamos; Solicitando respetuosamente que las futuras actas de Asamblea, se diligencien por parte de la Administración a la mayor brevedad posible.
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JOSÉ HERRERA
Apto. 303 T.3
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RAQUEL TAMAYO
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Apto. 1002 T.3
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POLY ARIAS
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Apto. 704 T.3
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ANEXOS
Anexo No.1 Informe de la Administración
Anexo No.2 Informe de la Revisoría Fiscal
Anexo No.3 Informe Estados Financieros
Anexo No. 4 Presupuesto aumento 4%
Anexo No. 5 Folleto General de la Asamblea general Febrero 12 de 2013
